بستن
0 محصول
مشاهده سبد خرید
اهمیت میز کنفرانس در محیط های اداری
اسفند 13, 1401
اتاق‌های کنفرانس یکی از مهم‌ترین و حساس‌ترین اتاق‌های موجود در یک سازمان می‌باشد که بسیاری از قراردادهای حساس و ضروری نیز در این محیط‌ها بسته می شود. به همین دلیل اهمیت میز کنفرانس اینجا مشخص می شود. مدیران ترجیح می‌دهند که ظاهر و نمای این اتاق‌ها بسیار شیک و بی نقص باشد و همچنین دوست دارند تا از میز کنفرانس مدرن استفاده کرده و دکوراسیون جذابی را در محیط مورد نظر خود ایجاد نمایند. از سوی دیگر شیک‌تر و جذاب بودن اتاق کنفرانس، نشان از پرستیژ شرکت شما بوده و قطعا این امر تاثیرات مثبتی را در ذهنیت شرکای شما خواهد داشت.
برای داشتن اتاق کنفرانس حرفه‌ای و در عین حال گرم و صمیمی قبل از تصمیم‌گیری در مورد اهمیت میز کنفرانس، باید چند نکته اساسی را بدانید که ما در این مطلب به آن نکات پرداخته ایم، با فریدصنعت همراه باشید.
اهمیت میز کنفرانس
همانطور که اشاره کردیم، معمولا اتاق کنفرانس مهم‌ترین بخش هر سازمانی بوده و عقد قراردادهای مهم و قراردادهای کاری در این اتاق انجام می گیرد. نما و ظاهر این اتاق در نگاه اول بسیار تاثیرگذار بوده و می تواند در جذب و جلب مراجعه کنندگان تأثیر بسزایی داشته باشد
بنابراین توجه داشته باشید که در هنگام خرید میز کنفرانس مدرن، به جنبه زیبایی آن نیز توجه داشته باشید و این زیبایی به گونه ای باشد که هر بیننده ای را خیره کند. لازم به ذکر است که انتخاب مبلمان اداری مناسب نیز در اتاق کنفرانس از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.
اندازه میز کنفرانس
برای کارمند یا کارشناسی که دائما در حال شرکت در جلسات کاری مختلف است؛ هیچ چیز بدتر از این نیست که مجبور شود با همکاران خود به طرز ناخوشایندی دور میزی که برای اتاق کنفرانس طراحی نشده است جمع شده و جلسات کاری خود را برگزار کند. قرار گرفتن در این موقعیت ناراحت‌کننده باعث ایجاد حواس پرتی شده و منجر به این خواهد شد که هیچ کاری آنطور که باید دقیق و درست انجام نشود.
برای اطمینان از بهره‌وری بالای افرادی که در جلسات شرکت می‌کنند باید میز اداری مناسبی را انتخاب کنید که به اندازه کافی بزرگ باشد تا همه اعضای تیم بتوانند به فضای کافی و به دور از حواس پرتی دسترسی داشته باشند. خروجی بحث‌ها و تبادل نظرهایی که در یک اتاق کنفرانس استاندارد شکل گرفته معمولا بسیار باکیفیت‌تر و قابل استناد تر از تصمیماتی است که در جلساتی گرفته می‌شوند که تجهیزات مستقر در آنجا اصلا استاندارد و مناسب برگزاری جلسه نیست.
شکل ایده‌آل
به طور کلی اکثر مدیران میزهای مستطیلی شکل را برای تجهیز دفتر کار شخصی‌شان انتخاب می‌کنند. درست است که میزهای مستطیل شکل مزایای بسیاری دارند؛ اما انتخاب از بین اشکال و طرح‌های متنوع می‌تواند کاری کند تا محصولی را خریداری کنید که بیشتر با نیازها و انتظارات شما مطابقت دارد. به عنوان مثال گذاشتن یک میز U شکل در اتاق جلسه باعث می‌شود توجه افرادی که در جلسه شرکت می‌کنند به موضوع بحث بیشتر جلب شود.
میزهای گرد برای برگزاری جلسه توسط تیم‌های کوچک که اعضای‌شان همکاری زیادی با هم دارند مناسب است و میزهای کنفرانس همه منظوره و بیضی شکل باعث ترغیب خلاقیت شده و در عین حال نقش رهبری را در اتاق جلسه به وضوح مشخص می‌کند. تا به اینجا مشخص شده است که هنگام خرید میز جلسه گزینه‌های بسیاری پیش روی شما وجود دارد و انتخاب از بین آنها تا حد زیادی به ماهیت جلسات و نیازهای سازمان بستگی دارد.
تاثیر اولیه مطلوب
آخرین نکته‌ای که باید در هنگام خرید میز کنفرانس در نظر گرفت اما اغلب نادیده گرفته می‌شود؛ ایجاد یک تصور اولیه خوب در ذهن افرادی است که دور این میز گرد هم آمده و جلسه برگزار می‌کنند. هر گاه فردی، چه مشتری و چه کارمند جدید، وارد این فضای اداری می‌شود؛ احتمالا یک یا دو ساعت را پشت میز کنفرانس سپری خواهد کرد.
آنها ممکن است در این اتاق و پشت میز کنفرانس منتظر ورود شما بمانند؛ با شما تعامل کنند؛ اوراق امضا کنند و… بنابراین اهمیت میز کنفرانس اولین تصور کلی از کسبوکارتان را در ذهن این افراد ایجاد می‌کند. با این وجود شما به عنوان مدیر یک کسب‌وکار این فرصت را دارید که با انتخاب یک میز کنفرانس عالی که نه تنها از نظر زیبایی شناسی، فرم زیبا و دلپذیری دارد؛ بلکه کاربردی نیز باشد و موجب تاثیرگذاری روی موفقیت خود خواهید شد.
اندازه‌های استاندارد میز کنفرانس و جلسه
بیشتر تولید کنندگان میزهای کنفرانس را در عرض و رنگ‌های مختلف تولید می‌کنند و به شما این فرصت را می دهند که میز جلسات را متناسب با نیاز خود خریداری کنید. در جدول زیر به اندازه‌های استاندارد میز کنفرانس و جلسه بر حسب تعداد نفرات اشاره کرده‌ایم.
جنس میز کنفرانس
میزهای کنفرانس معمولا از جنس چوب، لمینت و یا ام دی اف ساخته می‌شوند. میزهایی که از جنس چوب و تنه درختانی مانند چوب ماهون، بلوط یا افرا ساخته می‌شوند با دوام‌تر و گران‌تر هستند. پایه‌‌های میزهای کنفرانس در انواع مختلفی مثل مربع و استوانه طراحی شده‌اند که بسته به قطر و یا طول میز به صورت تکی، دوتایی و یا چندتایی در زیر میز قرار می‌گیرند.
فضای اتاق را هم در نظر بگیرید!
توجه داشته باشید که اندازه اتاق کنفرانس شما ممکن است اندازه میز جلسات شما را محدود کند. بنابراین در انتخاب میز کنفرانس مناسب، فضای اتاق را نیز در نظر داشته باشید. در ادامه نکاتی در این مورد بیان میکنیم. در ابتدا توجه داشته باشید اگر در امتداد محیط اتاق، اشیایی مانند تریبون یا تجهیزات AV دارید، باید مناطق خالی اتاق را اندازه بگیرید، بدون احتساب فضای اشغال شده قبلی.
وقتی دانستید که چقدر فضای خالی دارید، باید تعیین کنید که به چه میزان از فضای اطراف میز خود احتیاج دارید. برای اتاق‌های بزرگ، داشتن فضای خالی حدود ۱.۵ متر در اطراف محیط میز کنفرانس ایده آل است. در اتاق‌های کوچکتر باید مطمئن شوید که حداقل ۱ متر فضا در اطراف میز خود داشته باشید. این اتاق به افراد امکان می‌دهد بدون احساس گرفتگی، آزادانه دور میز حرکت کرده و صندلی‌ها را بیرون بیاورند.
پس از مشخص شدن میزان فضای اتاق در اطراف میز، آن را از ابعاد قسمتهای خالی اتاق کم کنید. بعد از انجام این اندازه گیری و ریاضیات، ابعادی که باقی مانده نشان دهنده حداکثر میز اتاق کنفرانس شما است. با اینکه اهمیت میز جلسات مناسب برای همه ثابت شده است اما در نهایت شما باید فضای مناسبی برای آن در نظر بگیرید.
چرا استفاده از میز کنفرانس در فضاهای اداری مهم است؟
امروزه یکی از اصول فرهنگ اداری مدرن استفاده از مبلمان اداری زیبا مانند صندلی و میزهای استانداری است که برای اتاق کنفرانس و جلسه طراحی و تولید شده‌اند. استفاده از میزهای کنفرانس به دلایل زیر برای فضای اداری مهم است:
میز کنفرانس تاثیر خوبی روی ذهن مشتری و کارمندان می‌گذارد
معمولا اکثر جلسات یا کنفرانس‌ها بین ۲ تا ۳ ساعت طول می‌کشد. در این جلسات وظایف مختلفی مانند امضای اوراق، ارائه طرح‌ها و بایگانی اسناد مختلف انجام می‌شود. مدیران و کارمندان باید در طول مدت کنفرانس با یکدیگر تعامل داشته باشند. یک میز کنفرانس بادوام و هوشمند این تعامل را در کنار صندلی کنفرانس بسیار آسان‌تر می‌کند. ضمن اینکه یک میز کنفرانس زیبا محیطی حرفه‌ای در اتاق جلسه ایجاد می‌کند و کیفیت ارتباط بین اعضای تیم را افزایش می‌دهد. علاوه بر این، یک میز کنفرانس خوب تصویر خوبی از شخصیت شرکت شما در ذهن مراجعین ایجاد می‌کند.
به حفظ فاصله اجتماعی بین اعضا کمک می‌کند
بعد از شیوع ویروس کرونا در جهان، فاصله‌گذاری اجتماعی در فضاهای اداری به موضوع مهمی تبدیل شد. خرید یک میز کنفرانس بزرگ و جادار باعث می‌شود که بین اعضای تیم، فاصله کافی ایجاد شود. با حفظ فاصله مناسب می‌توانید به راحتی جلسات و کنفرانس‌ها را بدون مشکل و دور یک میز کنفرانس بزرگ برگزار کنید.
موجب می‌شود کسب‌وکار شما حرفه‌ای به نظر برسد
شما به عنوان مدیر برای گسترش کسبوکارتان باید اغلب در طول سال با سرمایه‌گذاران، طلبکاران و افراد متعددی که خارج از سازمان شما فعالیت می‌کنند ملاقات کنید. برخی از مهمانان خارجی و مشتریان، به طور مرتب برای جلسات به دفتر کار شما مراجعه می‌کنند. وجود یک میز کنفرانس بزرگ در این فضای کاری، جلوه‌ای حرفه‌ای به جلسات برگزار شده در شرکت شما می‌دهد. به این ترتیب انگیزه تعامل در جلسات برای حاضرین به شدت افزایش پیدا می‌کند.
راهی مقرون‌به‌صرفه برای ایجاد فضایی جهت برگزاری جلسات است
قبل از گسترش صنعت تولید مبلمان اداری، کارشناسان و مدیران مجبور بودند جلسات مهم خود را در اتاق‌های هتل یا رستوران‌ها برگزار کنند. اما اکنون شما می‌توانید با خرید یک میز کنفرانس بزرگ، هر نوع جلسه‌ای را در دفتر کار خود ترتیب دهید. این روش، روشی مقرون‌به‌صرفه‌تر از برگزاری کنفرانس در اتاق هتل است. به این ترتیب شما می‌توانید ضمن برگزاری جلسات موفق، در هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنید.
به ارزش دفتر کارتان می‌افزاید
استفاده از مبلمان گران قیمت، هوشمند و بادوام در افزایش ارزش فضای اداری نقشی حیاتی ایفا می‌کنند. به این ترتیب اگر قرار باشد دفتر کارتان را در آینده نزدیک بفروشید؛ می‌توانید از این معامله پول خوبی را به جیب بزنید و هزینه تجهیز اولیه دفتر کارتان را جبران کنید. معمولا حرفه‌ای‌ها ترجیح می‌دهند فضاهای اداری را به صورت مجهز شده با اهمیت میز کنفرانس و سایر مبلمان اداری هوشمند خریداری کنند.