بستن
0 محصول
مشاهده سبد خرید
تجهیزات اداری چیست؟
بهمن 29, 1401
تجهیزات اداری چیست و چه کاربردی دارد؟
امروزه چیدمان اداری به یکی از عوامل مؤثر در زمینه تجارت و کسب و کار تبدیل شده است. از طریق چیدمان اداری هم وظایف شغلی خود را با نظم بیشتری انجام می‌دهید و هم اینکه دفتر کار شما حرفه‌ای‌تر به نظر می‌رسد. چیدمان اداری از مبلمان و تجهیزات اداری تشکیل شده است. راجع به تجهیزات اداری چیست؟ همواره در وبسایت‌ها و مجلات همچنین سایت فرید صنعت مربوط به چیدمان بحث شده است، اما کمتر به این موضوع پرداخته شده که تجهیزات اداری چیست و از چه لوازمی تشکیل شده است.
برای اینکه بدانیم تجهیزات اداری چیست باید ابتدا به تعاریف مربوط به آن مراجعه کنیم. تجهیزات اداری به مجموعه وسایلی گفته می‌شود که برای انجام وظایف اداری مورد نیاز است و به عنوان ملزومات مربوط به انجام این وظایف به کار گرفته می‌شود. استفاده از تجهیزات اداری به تسهیل انجام امور اداری منجر شده و نمایی حرفه‌ای به دفتر کار شما می‌بخشد.
انواع تجهیزات اداری چیست؟
پس از مشخص شدن تعریف تجهیزات اداری و فواید آن، باید بدانیم که انواع و اقسام تجهیزات اداری چیست و چه لوازمی برای انجام وظایف شغلی در ادارات و شرکت‌ها مورد نیاز است.
تجهیزات اداری به طور کلی به سه دسته قابل تقسیم‌بندی است؛ لوازم و تجهیزات اداری مصرف‌شدنی، لوازم و تجهیزات اداری ماندگار و چسب‌ها.
– لوازم و تجهیزات مصرف‌شدنی به لوازمی گفته می‌شود که در هر دفتر کار به سرعت مورد استفاده قرار می‌گیرند، در مدت زمان کمتری مصرف می‌شوند و قابل استفاده مجدد نیستند.
از جمله این لوازم و تجهیزات عبارت‌اند از: انواع کاغذها (کاغذهای A4، A3، B4 و B3 که البته اغلب از دو کاغذ نوع اول بیشتر استفاده می‌شود)، زونکن، شابلون‌ها، جوهر، پاک‌کن، مداد، انواع گیره‌های کاغذ، انواع چسب‌ها و… .
– منظور از چسب‌ها ابزار و لوازمی است که برای چسباندن و یا ثابت نگه داشتن چیزهای مختلف به کار می‌روند. این لوازم معمولاً از مواد شیمیایی ساخته شده و در سطوح خاص به منظور مهر و موم کردن، ثابت کردن و یا چسباندن یک وسیله به کار می‌روند. چسب‌های مایع و نوارچسب‌ها که هر کدام انواع مختلفی دارند در این دسته جای می‌گیرند.
– لوازم و تجهیزات ماندگار به تجهیزات و لوازمی گفته می‌شود که کاربرد نسبتاً ثابتی در طول زمان دارند و برای مدت زمان طولانی‌تری شکل، ظاهر و اندازه آن به قوت خود باقی می‌ماند.
این لوازم در یک مدت زمان بسیار بلندی استفاده می‌شود و می‌توان از آن‌ها استفاده چندباره کرد. از جمله لوازم و تجهیزات بادوام اداری می‌توان به دستگاه منگنه، دستگاه پانچ، پایه نوارچسب، گیره‌های پلاستیکی، پوشه‌ها، زونکن‌ها، جامدادی، کلاسورها، جعبه‌های بایگانی، پاکت‌های پلاستیکی و غیره.
لوازم و تجهیزات جانبی اداری
پس از اینکه مشخص شد انواع اصلی تجهیزات اداری چیست، باید به انواع دیگر این تجهیزات که جانبی هستند اشاره کرد. لوازم و تجهیزاتی که به عنوان تجهیزات جانبی مورد استفاده قرار می‌گیرند را می‌توان در سه دسته اصلی طبقه‌بندی کرد:
– تجهیزات الکترونیکی متفرقه که از جمله عبارت‌اند از: وب‌کم، هدست و … که وجود آن‌ها در دفتر کار ضروری نیست ولی انجام کارها را راحت‌تر می‌کنند.
– دستگاه‌های تولید برچسب؛ که برای تولید برچسب از آن‌ها استفاده می‌شود. برچسب‌ها معمولاً برای مشخص کردن اموال شرکت از قبیل میز، صندلی، کامپیوتر و … استفاده می‌شود.
– دستگاه‌های پرس که محبوبیت چندانی ندارند اما برای پرس کارت و اسناد مختلف و حفظ آن‌ها در طولانی مدت استفاده می‌شوند.
در کنار تکنولوژی و مبلمان اداری در سازمان‌ها و ادارات، لوازم اداری یکی از دسته‌بندی‌های اصلی اقلام مورد نیاز برای ایجاد یک محیط اداری است.
تجهیزات اداری را می‌توان به‌عنوان اقلام مورد استفاده در، اطراف و همراه با مبلمان و فن آوری در کار دفتری، خواه یک دفتر خانگی با یک کارمند یا یک شرکت با نیروی کار عظیم توصیف کرد.
برخلاف فناوری و مبلمان اداری، بیشتر لوازم اداری نسبتاً ارزان هستند، اما بسیاری از آن‌ها برای ایجاد یک تجارت ضروری هستند.
لوازم التحریر یکی از عناصر مهم لوازم اداری است. کارکنان اداری از کاغذ تحریر، کاغذ کپی، کاغذ چاپگر، کاغذ ماشین تحریر، سربرگ، دفترچه یادداشت، پاکت نامه، فرم‌ها، یادداشت‌ها و پدهای پیام تلفنی استفاده می‌کنند.
سایر اقلامی که از کاغذ ساخته شده‌اند کاملاً به صورت لوازم التحریر نیستند و مانند کاغذهای پشت چسب دار، تقویم‌ها و برنامه‌ریزها هستند. سازمان دهنده‌های میز و انباری دسته دیگری از لوازم اداری هستند.
پوشه‌ها، فایل‌ها و تجهیزات جانبی آن‌ها، مانند برچسب‌ها، برای برخی از سیستم‌های سازمان اداری بسیار مهم هستند، همان‌طور که کلاسورها و محافظ‌های برگه‌ها و اسناد بسیار مهم هستند.
ابزارهای کوچکی که در دفتر نقش دارند عبارت‌اند از منگنه، قیچی، نامه بازکن، قطب نما و نقاله.
محصولات دیگر اقلامی که مانند نوار، چسب، گیره‌های کلاسور، گیره‌های کاغذ، سنجاق‌ها، چسب‌ها، نوارهای لاستیکی، بست‌های برنجی، کلیپ بورد را به هم متصل می‌کنند، از تجهیزات اداری ضروری هستند.
لوازم اداری اغلب در سازماندهی میز یا سازماندهی کشو در اداره‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند.
اهمیت لوازم اداری
تجهیزات اداری نقش مهمی در عملیات شما و در کسب و کارتان ایفا می‌کند و مزایای زیادی را برای کارکنان و شرکت شما ارائه می‌دهد.
استفاده از رایانه‌ها و اسکنرها گرفته تا تلفن‌ها و سیستم‌های کپی، اهمیت تجهیزات اداری در نحوه ارائه راه‌های بهتر برای برقراری ارتباط، بهبود کارایی کارکنان، صرفه‌جویی در پول کسب‌وکار و سازماندهی بهتر شرکت و سازمان شما مناسب است.
تجهیزات اداری علاوه بر اینکه به شرکت شما کمک می‌کند تا ایمن‌تر شود و خطاها را کاهش دهد، معمولاً فقط به مراقبت اولیه با گزینه‌های در دسترس برای تعمیر و تعویض نیاز دارد.
تجهیزات اداری رایج مانند سیستم‌های تلفن، رایانه‌ها و دستگاه‌های فکس نحوه ارتباط شرکت‌ها را بهبود بخشیده است.
کارکنان به جای نیاز به سفر برای ملاقات حضوری، می‌توانند با استفاده از برنامه‌هایی مانند Skype در رایانه خود، کنفرانس‌های ویدئویی خود را داشته باشند و برنامه‌های ایمیل و پیام‌رسانی فوری امکان ارتباط ۲۴ ساعته را فراهم می‌کنند.
شرکت‌ها می‌توانند از طریق سیستم‌های تلفنی که انتقال تماس‌ها و میزبانی کنفرانس‌ها را آسان می‌کند، تا به راحتی با مشتریان تماس بگیرند.
در عین حال، دستگاه‌های فکس به کسب و کارها اجازه می‌دهند اسناد و پیام‌های مهم را به سرعت به اشتراک بگذارند.
مزایای استفاده از لوازم اداری
افزایش بهره وری کارمندان
هدف اصلی لوازم اداری بهبود عملکرد شرکت شما و اجازه دادن به کارکنان شما برای انجام گرفتن کار به شکل مؤثرتر است.
تجهیزات ارتباطی مانند تلفن، دستگاه فکس و رایانه ملاقات شما را با دیگران آسان می‌کند و به شما امکان می‌دهد اطلاعات را به سرعت به اشتراک بگذارید.
وجود یک دستگاه کپی چند منظوره به شما این امکان را می‌دهد که به سرعت و به راحتی موارد مورد نیاز خود را بدون این که به چاپخانه مراجعه کنید، آن‌ها را چاپ و اسکن کنید.
ابزارهای سازمانی بیشتر
چه نیاز به سازماندهی اقلام فیزیکی در دفتر داشته باشید و چه فایل‌های دیجیتالی، ماشین‌های اداری مانند رایانه‌ها، چاپگرها و سازندگان برچسب می‌توانند به شما کمک کنند.
می‌توانید اسناد مهم را دیجیتالی کنید، آن‌ها را در پوشه‌ها سازماندهی کنید و از ابزارهای جستجو در رایانه خود برای دسترسی آسان استفاده کنید.
چاپگرها به شما این امکان را می‌دهند که اسناد مهمی را چاپ کنید که می‌توانید آن‌ها را در قفسه‌های پرونده خود سازماندهی کنید، در حالی که لیبل سازها با ایجاد برچسب‌هایی کار را برای شما آسان‌تر می‌کنند که می‌توانید برای شناسایی راحت‌تر در آینده روی موارد اطراف دفتر خود قرار دهید.
کاهش هزینه‌های اداری
در حالی که نیاز به سرمایه گذاری در لوازم اداری برای شرکت یا سازمان خود دارید، هزینه‌های شما معمولاً کمتر از ماشین‌های گران قیمتی مانند ماشین‌هایی است که ممکن است برای تولید استفاده کنید.
همچنین با در نظر گرفتن مقدار زمان و هزینه‌ای که با استفاده از دستگاه‌هایی مانند رایانه، چاپگر و سیستم‌های تلفن صرفه جویی می‌کنید، در هزینه صرفه جویی می‌کنید.
به عنوان مثال، می‌توانید در هزینه‌های سفر صرفه جویی کنید، به لطف اتوماسیون هزینه‌های نیروی کار را کاهش دهید، برای چاپ هر صفحه در مقایسه با استفاده از فروشگاه کپی، کمتر هزینه کنید و هزینه‌هایی که ممکن است به دلیل عدم دقت و مشکلات امنیتی متحمل شوید را کاهش دهید.
دقت و بهبود امنیت
رایانه‌های موجود در دفترتان به شما امکان می‌دهند از برنامه‌هایی استفاده کنید که داده‌ها را با دقت بررسی می‌کنند و به کسب‌وکارها در تصمیم‌گیری بهتر کمک می‌کنند.
به عنوان مثال، نرم افزار حسابداری می‌تواند مسائل مربوط به تراکنش‌های وارد شده را شناسایی کند و می‌تواند به حسابرسی کمک کند.
از آنجایی که می‌توانید از رایانه‌ها برای ذخیره و پشتیبان‌گیری از اسناد مهم به‌صورت دیجیتالی استفاده کنید و در صورت وقوع اتفاقی، خطر کمتری برای از دست دادن کامل آن‌ها وجود داشته باشد، امنیت را افزایش می‌دهید.
در عین حال، کاغذ خردکن‌ها یا همان کاتر کاغذ به ایمن‌تر کردن کسب و کار شما کمک می‌کنند، زیرا می‌توانید اسناد فیزیکی حاوی اطلاعات محرمانه را از بین ببرید.
این ویژگی می‌تواند به جلوگیری از سرقت هویت و همچنین اسرار تجاری سرقت شده کمک کند.
مراقبت ساده از تجهیزات اداری
تعمیر و نگهداری تجهیزات اداری اغلب برای مشاغل ساده است و اگر با مشکلی روبرو هستید که نمی‌توانید آن را برطرف کنید، گزینه‌های خدمات به طور گسترده‌ای در دسترس هستند.
نگهداری از اقلامی مانند چاپگرها، دستگاه‌های فکس و لیبل سازها اغلب به سادگی مانند رفع پارگی یا افزودن جوهر در پرینترها به راحتی قابل انجام است.
هنگامی که نیاز به تعویض تجهیزات دارید، به دلیل در دسترس بودن گسترده این محصولات برای مشاغل، معمولاً گزینه‌های زیادی دارید، بنابراین می‌توانید گزینه‌های مقرون به صرفه و راحت را بررسی کنید.
چرا لوازم اداری مهم هستند؟
بسیاری از افرادی که در دفتر کار می‌کنند، تجهیزات اداری را امری بدیهی می‌دانند. آن‌ها همچنین اغلب اهمیت لوازم التحریر با کیفیت در دفتر را نادیده می‌گیرند.
تجهیزات اداری شما چیزهای زیادی درباره شما و شرکتتان را نشان می‌دهد، شاید تعجب می‌کنید که چرا لوازم اداری مهم هستند؟ پس تا آخر بخوانید تا بدانید چرا انتخاب و خرید تجهیزات اداری اهمیت بالایی را دارند.
دانستن اینکه چرا تجهیزات اداری مهم هستند به شما کمک می‌کند بهره وری را افزایش دهید، اما وقتی به دنبال این موارد هستید، مطمئن شوید که برای کار مناسب هستند.
کیفیت و راحتی استفاده از تجهیزات اداری باید در اولویت جستجوی این موارد باشد. ابتدا تفاوت بین لوازم اداری و لوازم التحریر را بررسی کنید.
لوازم اداری تجهیزاتی هستند که در دفتر خود استفاده می‌کنید. آن‌ها مواد سنگینی هستند، مانند صندلی یا مبلمان، رایانه یا هر وسیله‌ای در یک دفتر.
لوازم التحریر چیزهایی هستند که وزن زیادی را ندارند و می‌توان آن را لوازم مدرسه نیز نامید.
گیره‌ها، خودکارها، کلاسورها و چوب‌های چسب متعلق به لوازم التحریر هستند. نمونه‌های دیگری از لوازم التحریر که هر اداره باید داشته باشد و کاربرد آن‌ها عبارت‌اند از:
- کاغذ و پد تحریر: شامل کاغذ تحریر یا کپی و سربرگ است.
- فایل‌ها و پوشه‌ها: برای ذخیره اسناد، صورت‌حساب‌ها و سایر اوراق استفاده می‌شود.
- سازمان‌دهنده ذخیره‌سازی: برای ساده‌سازی کار مستندسازی و فرایند کار استفاده می‌شود.
در اینجا دلایلی وجود دارد که چرا تجهیزات اداری مهم هستند:
ظاهر با کیفیت: انتخاب لوازم اداری و لوازم التحریر با کیفیت باعث می‌شود مردم فکر کنند که شما یک کسب و کار با کیفیت را اداره می‌کنید. مردم اغلب بر اساس ظاهر قضاوت می‌کنند، و این در مورد نوع اقلامی که شما سفارش می‌دهید صدق می‌کند.
خرید انواع باکیفیت تجهیزات اداری برای روحیه کارکنان خوب است. در مورد آن فکر کنید. هیچ چیز بدتر از کاغذی نیست که وارد دستگاه فتوکپی نشود.
دفتر کارآمد: اگر از تجهیزات اداری و لوازم التحریر باکیفیت استفاده کنید، به نظر می‌رسد همه چیز در دفتر بهتر جریان می‌یابد. هیچ چیز خیلی بهتر نیست اگر همه اقلام موجود در دفتر همان‌طور که باید کار کنند.
انتخاب‌های سازگار با محیط زیست: امروزه می‌توانید لوازم التحریر اداری را پیدا کنید که سازگارتر با محیط زیست باشد. برخی از اقلام بازیافت می‌شوند که با محیط زیست مهربان‌تر هستند.
نتیجه گیری
همان‌طور که در این مقاله گفته شد لوازم اداری یکی از تجهیزاتی است که برای هر کسب و کاری احتیاج است. همچنین برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه خرید انواع محصولات و لوازم اداری و نحوه ارسال محصولات می‌توانید با کارشناسان مجرب فروشگاه اداری آرا در ارتباط باشید.